Ha felmegyünk egy irodai webshop oldalára, majd ott megnyitjuk az iratrendező kategóriát, akkor ma már valódi színkavalkáddal találkozhatunk. Ez elsőre meglepő lehet, hiszen miért kellene egy irodában használható eszköznek színesnek lennie? A feketével vagy a szürkével nem lehet tévedni, hiszen eleganciát, sikkességet sugároz, miért nem ezeket választja mindenki? Ugyanígy a fehérrel, mely egyfajta sterilitást, precizitást sugall, hiszen mindenkinek a megfontolt orvosok köpenyének színe ugrik be egyből – miért ne lenne ez ideális választás?
A válasz azonban meglepően egyszerű, az iratrendezők színének praktikus okai vannak.
A modern iratkezelés komoly szakma és gyakorlati megfontolásokat kell igénybe venni
Már akkor is nehéz az iratokat kezelni, ha csak az otthoni csekkekről, dokumentumokról van szó. Több léptékkel nagyobb mennyiséget kell tervezni viszont, ha egy irodáról beszélünk. A külföldi piacokon már az 1970-es évektől kezdve megjelentek azok a megoldások és módszertanok, melyek a dokumentumok iktatásáról és kezeléséről szólnak.
Nem tévedés kijelenteni, már ez már valódi szakmává vált, melynek jelentősége nem elhanyagolható. Egy iroda vagy cég munkáját már a hagyag iratkezelés is képes komoly módon lelassítani, mely miatt szemmel látható veszteség keletkezhet. De ha az iratkezelést még törvényi előírások is szabályozzák, akkor a különféle iratrendező termékek fontosság még jobban láthatóvá válik. Nem nehéz belegondolni abba, hogy mekkora büntetést kaphat a vállalat, amikor egy hatósági ellenőrzés során nincsenek meg a szükséges dokumentumok.
Az iratok kezelését segítik el az iratrendezők eltérő színei is. Ezek a dossziék azért érthetők el nagyon sokféle színben, mert ezzel már rápillantásra is jelezhetjük a benne lévő iratok típusát. Természetesen a felcímkézés is hasznos ötlet, de amikor nagyobb léptékben, akár több száz rendezőt kezelünk, akkor az első lépés mindig az ügycsoport megtalálást. Ha tudjuk a hozzá társított színkódot, akkor már el tudunk indulni, majd azonos színű iratrendezők közül a felcímkézés segítségével tudjuk kivenni a szükséges darabot.
